Firma dystrybucyjna z Poznania zatrudniająca 45 osób wdrożyła automatyzację przetwarzania faktur w 2023 roku. Projekt trwał cztery miesiące zamiast planowanych sześciu tygodni. Magdalena Skowron, kierownik działu finansowego, zgodziła się opisać dokładnie co poszło nie tak, bo uważa, że takie informacje są trudne do znalezienia przed podjęciem decyzji o wdrożeniu.
Pierwszy błąd: zbyt wąska próbka testowa
System był konfigurowany na podstawie 20 faktur dostarczonych przez dział IT jako przykładowe. Faktury pochodziły od czterech dużych dostawców z czytelnymi, ustandaryzowanymi dokumentami. Po uruchomieniu produkcyjnym okazało się, że firma ma 67 aktywnych dostawców, z których część wystawia faktury w formatach całkowicie odmiennych od testowych.
Naprawa: konfiguracja od nowa na próbce 120 dokumentów reprezentujących pełne spektrum dostawców. Zajęło to trzy tygodnie.
Drugi błąd: brak procedury obsługi wyjątków
Nikt nie ustalił przed wdrożeniem, co dzieje się z fakturą, której system nie rozpozna z wymaganą dokładnością. Dokumenty trafiały do kolejki i czekały, bo pracownicy nie wiedzieli, czy mają je wprowadzać ręcznie, czy czekać na decyzję administratora systemu.
Naprawa: prosta procedura pisemna: jeśli dokument czeka w kolejce wyjątków dłużej niż 24 godziny, pracownik wprowadza go ręcznie i oznacza do późniejszej analizy.
Trzeci błąd: integracja z ERP bez testów obciążeniowych
Połączenie API między systemem OCR a programem ERP działało poprawnie przy testach na 30 dokumentach. Przy 300 fakturach przetwarzanych jednocześnie na początku miesiąca synchronizacja zawieszała się. Rozwiązanie wymagało interwencji dostawcy ERP i zmiany parametrów kolejkowania.
Skowron podsumowuje to krótko: każdy z tych problemów był do przewidzenia, gdyby przed wdrożeniem ktoś zadał właściwe pytania operacyjne, a nie tylko techniczne.