Biuro rachunkowe prowadzone przez Piotra Zawadzkiego obsługuje 34 klientów z sektora MŚP. Miesięcznie przez biuro przechodzi około 1 200 faktur kosztowych w różnych formatach. Zawadzki przez dwa lata odkładał temat automatyzacji, bo każda rozmowa z dostawcami oprogramowania kończyła się prezentacją o transformacji cyfrowej, a nie o konkretnych kosztach i możliwościach.
Jak zaczął szukać narzędzia inaczej
Zamiast prosić o demo, Zawadzki poprosił trzech dostawców o dostęp próbny i samodzielnie przetestował każdy system na pakiecie 50 prawdziwych faktur od swoich klientów. Kryteria były proste: dokładność odczytu NIP, kwoty brutto i daty wystawienia, czas konfiguracji oraz integracja z programem księgowym, którego używał.
Dwa z trzech narzędzi odpadły na etapie testów. Jedno miało problem z fakturami wystawionymi w starszych wersjach programów fakturujących, drugie wymagało miesięcznej konfiguracji przed pierwszym użyciem.
Etapy wdrożenia wybranego rozwiązania
Tydzień pierwszy: import próbki dokumentów i konfiguracja pól wymaganych do mapowania z systemem księgowym. Tydzień drugi i trzeci: praca równoległa, gdzie każdy dokument przetwarzany przez system był weryfikowany przez pracownika. Tydzień czwarty: analiza błędów i korekta reguł rozpoznawania dla problematycznych formatów.
Po miesiącu system samodzielnie obsługiwał dokumenty od dostawców, których faktury pojawiały się regularnie. Nowe formaty wciąż trafiały do ręcznej weryfikacji.
Gdzie jest granica opłacalności
Przy 1 200 fakturach miesięcznie automatyzacja zredukowała czas wprowadzania danych o około 60 procent. Przy 200 fakturach miesięcznie wynik byłby inny. Skala ma znaczenie i warto to policzyć przed zakupem licencji.