Zgodność z KSeF
Pełna obsługa struktury e-faktury wymaganej przez polskie przepisy, bez konieczności ręcznej konwersji formatów.
Faktury przestają być
problemem operacyjnym
Zanim zaczniesz szukać kolejnego narzędzia - sprawdź, czy to, co oferujemy, naprawdę pasuje do twojego kontekstu.
Dopasowane do Twoich procesów
Metoda zmienia się razem z procesem
Każde środowisko księgowe ma własną logikę - inne formaty dostawców, inne schematy zatwierdzania, inne systemy ERP. Podejście, które sprawdziło się w firmie z 12 dostawcami, rzadko działa bez modyfikacji w organizacji z 300 kontrahentami miesięcznie.
Zanim cokolwiek wdrożymy, mapujemy faktyczny przepływ dokumentu: skąd przychodzi, kto go weryfikuje, gdzie pojawia się opóźnienie. Dopiero na tej podstawie dobieramy mechanizmy automatyzacji - nie odwrotnie.
Jeśli twój proces zmienia się w trakcie współpracy, konfiguracja zmienia się razem z nim. To nie jest produkt pudełkowy z jedną ścieżką wdrożenia.
Czym sygnalizujemy kompetencje
Działamy od 2015 roku w środowisku, gdzie standardy przetwarzania dokumentów zmieniają się szybciej niż większość oprogramowania nadąża. Wyznaczniki, które wymieniamy poniżej, to nie lista nagród - to punkty orientacyjne, które klient może samodzielnie zweryfikować.
Ochrona danych finansowych
Przetwarzanie odbywa się w środowiskach spełniających wymagania RODO - bez przesyłania dokumentów przez niezabezpieczone kanały.
Integracje z systemami ERP
Udokumentowane wdrożenia z SAP, Comarch ERP XL i Symfonia - bez konieczności zmiany infrastruktury klienta.
Obsługa wielu walut i języków
Faktury zagraniczne w EUR, GBP i CZK przetwarzane według lokalnych reguł walidacji, bez dodatkowego tłumaczenia.
Gdzie kończy się zakres tej usługi
Zanim zdecydujesz, że to odpowiednie rozwiązanie - przeczytaj, czego tutaj nie znajdziesz. Jasna granica zakresu oszczędza czas po obu stronach.
- Nie zastępujemy oprogramowania księgowego ani systemu ERP - działamy jako warstwa automatyzacji między dokumentem a systemem docelowym.
- Nie obsługujemy faktur papierowych bez wcześniejszego etapu digitalizacji - praca zaczyna się od pliku w formacie cyfrowym.
- Nie świadczymy usług doradztwa podatkowego ani weryfikacji poprawności merytorycznej dokumentu - to pozostaje po stronie działu finansowego klienta.
- Nie oferujemy gotowego produktu SaaS z miesięczną subskrypcją - każde wdrożenie jest konfigurowane indywidualnie i wymaga etapu analizy.
Sytuacje, w których klienci do nas trafiają
Nie ma jednego profilu klienta. Są za to powtarzające się sytuacje - momenty, w których ręczne przetwarzanie faktur przestaje być tolerowanym kosztem.
Wzrost liczby dostawców bez wzrostu zespołu
Firma weszła na nowe rynki i liczba faktur przychodzących miesięcznie wzrosła trzykrotnie w ciągu roku. Dział księgowości pracuje na granicy przepustowości, a zatrudnienie kolejnych osób nie jest planowane.
Błędy w danych powodujące opóźnienia płatności
Faktury trafiają do systemu z błędnymi numerami kont lub nieprawidłowymi kodami kosztów. Weryfikacja zajmuje więcej czasu niż samo przetwarzanie, a dostawcy zgłaszają reklamacje.
Audyt ujawnił luki w ścieżce zatwierdzania
Kontrola wewnętrzna wykazała, że część faktur trafia do płatności bez formalnego zatwierdzenia przez właściwą osobę. Potrzebny jest mechanizm, który wymusza kompletność procesu.
Migracja systemu ERP i potrzeba czystych danych
Zmiana platformy księgowej wymaga ustrukturyzowania danych historycznych i zapewnienia, że nowe dokumenty trafiają do systemu w jednolitym formacie od pierwszego dnia.
Co ta współpraca faktycznie wymaga
Automatyzacja procesu fakturowania nie jest usługą, którą można uruchomić bez zaangażowania po stronie klienta. Poniżej opisujemy, czego realnie potrzebujesz, żeby wdrożenie miało sens.
Dostęp do przykładowych dokumentów
Potrzebujemy próbki faktur z różnych źródeł - minimum 30–50 dokumentów reprezentujących rzeczywistą różnorodność formatów i dostawców. Bez tego nie jesteśmy w stanie ocenić złożoności konfiguracji.
Osoba decyzyjna po stronie klienta
Wdrożenie generuje pytania, które wymagają odpowiedzi w ciągu 1–2 dni roboczych. Jeśli każda decyzja wymaga tygodniowej ścieżki akceptacji, harmonogram się wydłuża - i to znacząco.
Czas na testy przed uruchomieniem produkcyjnym
Przed przełączeniem na środowisko produkcyjne potrzebujemy okresu testów trwającego zazwyczaj od 2 do 4 tygodni. Skracanie tego etapu zwiększa ryzyko błędów, które trudniej naprawić po fakcie.
Dwie rzeczy, których nie znajdziesz w standardowym oprogramowaniu
Większość platform do automatyzacji faktur zakłada, że twoje dokumenty są jednorodne - ten sam układ, ten sam dostawca, ten sam format. W rzeczywistości tak nie jest. Faktury z zagranicy, faktury korygujące, dokumenty z błędami OCR - każdy z nich wymaga osobnej logiki obsługi.
Tu nie ma jednej reguły dla wszystkich. Każdy wyjątek jest obsługiwany przez konfigurację, nie przez ręczną interwencję pracownika.
Obsługa wyjątków wbudowana w logikę przepływu - nie jako osobna kolejka do ręcznego przejrzenia, ale jako zdefiniowana ścieżka alternatywna z własnym zestawem reguł.
Konfiguracja pozostaje w rękach klienta po zakończeniu wdrożenia - nie jesteś uzależniony od nas przy każdej zmianie reguły walidacji czy nowym dostawcy.