Przez osiem lat pracowałam jako główna księgowa w firmie logistycznej zatrudniającej 120 osób. Widziałam co najmniej trzy podejścia do automatyzacji, które skończyły się powrotem do Excela i ręcznego wprowadzania. Byłam sceptyczna wobec kolejnego projektu i powiedziałam to wprost zarządowi.
Dlaczego poprzednie próby nie działały
Pierwsze dwa wdrożenia miały wspólny problem: narzędzia były konfigurowane przez dostawców IT bez udziału księgowości. Szablony rozpoznawania dokumentów były budowane na przykładowych fakturach, nie na naszym rzeczywistym asortymencie dostawców. Skutek: system mylił się przy każdej niestandardowej fakturze, a i tak musieliśmy sprawdzać każdy dokument ręcznie.
Trzecia próba różniła się tym, że konfigurację prowadziłam razem z wdrożeniowcem przez trzy tygodnie. Dostarczyłam 60 przykładowych faktur od naszych 15 kluczowych dostawców. System uczył się na rzeczywistych dokumentach, nie na próbkach demo.
Co zaobserwowałam po wdrożeniu
Po pierwszym miesiącu dokładność odczytu dla znanych dostawców wynosiła około 87 procent. To brzmi dobrze, ale oznaczało, że przy 340 fakturach miesięcznie wciąż około 44 dokumenty wymagały korekty. Nie była to rewolucja, ale oszczędność była realna.
Po czterech miesiącach, gdy system nauczył się kolejnych formatów, liczba wyjątków spadła do około 18-22 dokumentów miesięcznie. Reszta przechodziła automatycznie do kolejki zatwierdzania.
Uczciwa ocena
Automatyzacja działa, jeśli ktoś z działu księgowości aktywnie uczestniczy w konfiguracji. Wdrożone bez tego zaangażowania, nawet dobre narzędzie da przeciętne wyniki. To jest główna lekcja z moich sześciu miesięcy obserwacji.